Lean Administration statt Fette Verwaltung

Die 8 Arten der Verschwendung im Büro

Nach dem Blogbeitrag im letzten Monat zum Thema Rüstzeiten haben wir intern diskutiert, was für nichtproduzierende Unternehmen im Lean Management entscheidend ist – genannt Lean Administration. Schnell sind wir auf die 8 Arten der Verschwendung gekommen, die wir hier speziell für Dienstleister oder die sogenannten „indirekten Bereiche“ in der Industrie darstellen. Doch halt – Warum 8? Die 7 Arten der Verschwendung im Büro sind ja weitgehend bekannt:

  1. Unnötige Transporte
    Beispiel:
    Aufträge werden im Betrieb unvollständig weitertransportiert. Dann muss oft rückgefragt werden, da für den gerade aktuellen Arbeitsschritt relevante Informationen fehlen.
    Lösung:
    Die Aufträge werden komplett und zielgerichtet an den nächsten Arbeitsplatz weitergegeben. Hierfür gibt es Standardabläufe für Standardaufträge. Auch wenn jeder Auftrag in seiner Spezifikation individuell anders ist, lassen sich optimale Standardabläufe für Auftragsarten oder -klassen einrichten. Ausnahmen bestätigen die Regel: Für wirkliche Sonderaufträge bleiben Kapazität und Zeit für Sonderbehandlung
  2. Zu hohe Materialbestände
    Beispiel:
    Das berühmte dezentrale Bunkern von Tonern und Büromaterial, damit man „zur Sicherheit“ immer versorgt ist.
    Lösung:
    Lagerung zentralisieren, sortieren, beschriften und in eine Verantwortung pro Bereich geben, oder jeder Mitarbeiter erhält einen budgetierten Zugriff auf das Einkaufportal
  3. Unnötige oder nicht ergonomische Bewegung
    Beispiel: Komplizierte Softwarenutzung mit zu vielen Buchungs- und Prüfungsschritten, unergonomische Tastaturen und Mäuse, sitzende Position den ganzen Tag, unergonomische Sitzmöbel
    Lösung: Abläufe der Softwarebuchungen standardisieren und optimieren; Die wichtigste, minütlich genutzte Ausrüstung (meist Maus, Tastatur, Stuhl) ergonomisch gestalten; gemeinsames Programm, um Stehen, Laufen, Bewegung zu animieren
  4. Wartezeiten
    Beispiel: Die Kundin wartet auf Erledigung ihres Auftrages. Sie wartet und wartet, und bekommt keine Information, wann sie bedient wird

    Lösung: Die Auftragsabwicklung bei hoher Nachfrage nicht fluten; Engpässe identifizieren und aufbohren oder entlasten; Auftragsübersicht so gestalten, dass drohende Abweichungen vom Liefertermin direkt erkennbar sind; bei unverrückbarer Terminabweichung proaktive Kundeninformation
  5. Überproduktion
    Beispiel: Analysen und Berichte, die nicht genutzt werden; Mehrfachablage; Überdokumentation; unwirksame Besprechungen; Email-Verteiler und Email-Flut

    Lösung: Analysen und Berichte auf das Notwendige reduzieren und Informationsgehalt optimieren; Ablagen zusammenführen, stille (oft persönliche) Halden auflösen; Besprechungen streichen oder straffen; Email-Knigge
  6. Überdimensionierte Prozesse
    Beispiel: Sehr einfache Aufträge durchlaufen einen hierfür überdimensionierten Standardablauf; saisonale Auftragstäler werden mit regulärer Personalstärker bedient

    Lösung: Schnellinie für Einfachaufträge; Flexible Arbeitszeiten, angepasst am Bedarfsschwankungen
  7. Nacharbeit/Schrott
    Beispiel: Kunden kommen regelmäßig zurück mit Beschwerden oder Fragen

    Lösung: Qualitätsprüfungen während des gesamten Prozesses; Augenmerk auf Qualität der Auftragsklärung!

Neu hinzugekommen ist nun noch

8. Nicht genutzte Kreativität der Mitarbeiter
Beispiel: Ein Mitarbeiter / Eine Führungskraft ist quantitativ überfordert und qualitativ unterfordert, jongliert also den ganzen Tag mit Prozessschwächen, die „eigentlich“ gelöst sein sollten – diese Aufgaben werden oft „Feuerwehreinsätze“ genannt

Lösung: Verschlankung der Prozesse; Den Mitarbeitern mehr Gestaltungsspielraum geben; Fehlerkultur durch Change Management ersetzen – Für die Mutigen: Fuckup-Belobigung

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