Gehören Sie zu den 8% der Berufstätigen, die täglich mehr als 50 Emails erhalten? *
Halten Sie über 100 Emails in Ihrem Posteingang? Manche gelesen, andere ungelesen? Wie da den Überblick behalten, welche Email dringend oder wichtig ist, welche Email auf Antwort wartet, und welche Email längst fertig bearbeitet ist?
Und am Ende des Tages ist der Posteingang leer
Die einfachste Methode ist hierbei wohl die Zero-Inbox-Methode. Hierbei kann man sich extra Ordner wie „zu bearbeiten“ oder „später lesen“ einrichten. Mails die direkt beantwortet werden können, werden auch direkt archiviert. Mails bei denen es noch Klärungsbedarf gibt, werden in „zu bearbeiten“ geschoben und mit einem Fälligkeitsdatum versehen. So behält man den Überblick. Am Ende des Tages ist der Posteingang leer und das Gefühl stellt sich ein, man hat alles geschafft.
Greifen mehrere Personen auf ein Postfach zu (beispielsweise Customer Service), empfiehlt es sich mit Farben zu arbeiten. Microsoft Outlook bietet hier die Möglichkeit mit Kategorien zu arbeiten. Jedem Mitarbeiter wird hier eine Farbe zugewiesen. So weiß immer jeder aus dem Team, wer die Mail gerade bearbeitet oder bearbeitet hat.
Mailzeiten festlegen
Um nicht getrieben zu sein von der ständigen Mailschreiberei, empfiehlt es sich, festgelegte Zeiten am Tag zur Mailbearbeitung einzurichten. Beispielsweise vor der Mittagspause von 11 bis 12 Uhr und vor dem Feierabend von 15.30 bis 16.30 Uhr. Die restliche Zeit kann man sich auf das wesentliche fokussieren und ist nicht ständig von Mails abgelenkt.
Es gibt viele verschiedene Lösungen und dabei sind diese so vielfältig und individuell wie die Firmen selbst. Es gibt nicht die EINE richtige Lösung, sondern nur die, die zu Ihrem Unternehmen passt. Wir helfen Ihnen gerne die passende Lösung für Sie und Ihr Team zu erarbeiten.
* Quelle: Bitkom https://bit.ly/30oGqUN